Chaque dirham avancé pour un client lui est refacturé

Saisie par dossier : nature (droits et taxes, frais portuaires et terminal, magasinage, surestaries et détention, frais d'armateur ou de consignataire, transport, manutention, contrôles techniques, divers), libellé, montant, date, origine des fonds (caisse, banque du cabinet, avancé par l'agent) et justificatif joint.

Un débours saisi sans justificatif est signalé.

Validation ou refus motivé par la comptable ou le gérant ; statuts : à valider, validé, refusé, facturé.

Paiement des droits et taxes enregistré dans le dossier ; s'il est avancé par le cabinet, il devient automatiquement un débours à refacturer.

Enregistrement des provisions reçues du client (pour un dossier ou pour le client), avec la date, le mode et la référence.

Imputation de la provision sur une facture, en tout ou en partie ; le solde non imputé reste visible par client et par dossier.

Remboursement du solde non imputé au client (« Rembourser le solde »), enregistré avec sa date et sa référence.

Catalogue de prestations du cabinet : honoraires et frais annexes, avec leur prix et leur taux de TVA.

Honoraires par défaut du cabinet, et honoraires par défaut propres à chaque client.

Brouillon créé depuis un dossier ou depuis un client : les débours validés non facturés s'ajoutent comme lignes de débours, hors TVA ; les honoraires par défaut sont proposés ; vous ajoutez des prestations du catalogue ou des lignes libres.

Totaux calculés en direct : honoraires et frais hors taxes, TVA par taux, débours, total TTC, provisions imputées, net à payer, et montant en lettres (« Arrêtée la présente facture à la somme de … »).

Émission : numéro définitif attribué à ce moment-là (par exemple FAC-2026-00142), sans trou ni doublon ; Douanix vérifie auparavant que l'identité légale du cabinet (raison sociale, forme juridique et capital social pour une société, ICE, IF, RC, taxe professionnelle, adresse du siège), la mention des pénalités de retard et l'ICE du client (sauf client étranger) sont renseignés. La facture porte son échéance, le mode de paiement attendu et la mention des pénalités de retard.

Une facture entièrement couverte par les provisions est payée dès son émission.

Une facture émise n'est plus modifiable. Une facture émise se corrige par une annulation motivée (le numéro reste attribué) ; les avoirs sont en préparation.

Facture imprimable au format A4 (impression ou enregistrement en PDF depuis le navigateur), avec le tampon « Acquittée » une fois payée, visible par le client sur son portail.

Liste « À facturer » : les dossiers dont la marchandise est libérée ou livrée et qui n'ont pas encore de facture ; un dossier peut être marqué non facturable.

Paiements partiels ou totaux (virement, chèque, effet (LCN), espèces, carte bancaire), avec la date, la référence et la banque ; le statut de la facture se met à jour.

Encours par client, sur sa fiche.

Factures échues classées par jours de retard ; relance enregistrée (téléphone, e-mail, WhatsApp, courrier) et message de relance prêt à copier. Dans toutes les offres.

Export CSV des factures, des paiements, des débours et des provisions pour votre comptable, dans toutes les offres.

Balance âgée : non échues, 0 à 30 jours, 31 à 60 jours, 61 à 90 jours, plus de 90 jours.