Chaque pièce dans son dossier, et la liste de ce qui manque

Factures, connaissements, certificats, DUM, mainlevée, reçus : les documents d'une opération sont rangés dans son dossier, visibles par ceux qui en ont besoin, et la liste des pièces attendues vous dit ce qui manque encore.

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Pièces du dossier

IMP-2026-00427Import Exemple SARL

Pièces reçues3 sur 5 reçues

Facture commerciale
Requise
Validée
Liste de colisage
RequiseFourni par le client
Reçue
Connaissement (BL)
Requise
Reçue
Titre d'importation
Selon le cas
Demandée au client
Certificat d'origine
Selon le cas
Sans objet
Attestation d'assurance
Recommandée
Manquante

Données fictives

Ce que ça règle

Les pièces sont éparpillées entre la boîte mail, la messagerie du téléphone et le classeur papier.
On ne sait plus quelle version de la facture commerciale est la bonne.
Le client envoie ses documents à la mauvaise personne, ou ne sait pas ce qu'on attend de lui.
Retrouver un document d'un dossier d'il y a deux ans prend une matinée.

Ce que vous pouvez faire

Ajouter

Glisser-déposer depuis l'ordinateur, ou photo prise avec le téléphone, allégée avant l'envoi et rangée dans le bon dossier (et rattachée à la tâche quand elle est prise depuis « Ma journée ») ; si le réseau coupe, « Réessayer l'envoi ».
Formats acceptés : PDF, JPG, PNG, WEBP, DOCX, XLSX ; 20 Mo au plus par fichier. Le type de chaque fichier est contrôlé à la réception.
Type de document choisi dans une liste : facture commerciale, liste de colisage, connaissement (BL), lettre de transport aérien (LTA), lettre de voiture (CMR), certificat d'origine, titre d'importation, certificat ou autorisation technique, certificat sanitaire ou phytosanitaire, attestation d'assurance, mandat ou procuration, DUM, mainlevée (BAE), quittance des droits et taxes, bon à délivrer (BAD), justificatif de débours, bon de livraison, photo, autre document.

Savoir ce qui manque

Liste des pièces attendues selon le type d'opération, préremplie et modifiable par votre cabinet : requise, recommandée ou selon le cas.
Statut de chaque pièce : manquante, demandée au client, reçue, validée, sans objet.
Demande d'une pièce au client depuis le dossier : elle apparaît dans ses « Documents à fournir » sur son portail, et le responsable du dossier est prévenu quand le client la dépose. Si le client n'a pas encore d'accès au portail, Douanix prépare le message de demande, à copier ou à partager sur WhatsApp.

Partager sans perdre la main

Chaque document est interne ou partagé avec le client ; un document déposé par le client est marqué « Fourni par le client ».
Aperçu des PDF et des images dans le navigateur ; téléchargement réservé aux personnes autorisées, jamais par un lien public.
Qui a ajouté le document, et quand.
Recherche par titre, type, dossier, client et période, dans tout le cabinet.
Corbeille : un document supprimé se restaure pendant 30 jours ; le justificatif d'un débours déjà facturé ne peut pas être supprimé.
Téléchargement de tous les documents d'un dossier, ou de ceux d'une période, en une archive ZIP rangée par dossier et par type, avec un index ; disponible aussi quand votre espace est en lecture seule.

Stockage

Espace de stockage selon l'offre ; l'espace utilisé est affiché dans votre espace Abonnement.
Stockage, selon l'offre
Offre Essentiel
10 Go
Offre Professionnel
100 Go
Offre Entreprise
Sur mesure

En préparation

Pas encore disponible dans l'application.

Versions d'un document : remplacer un fichier en gardant l'ancien consultable.
Lecture automatique des factures et des connaissements pour préremplir le dossier.
Adresse e-mail propre à chaque dossier pour y envoyer des pièces.
Signature électronique des documents du cabinet, avec un prestataire conforme à la loi 43-20.

Ce que vous pourrez mesurer

Ce que votre cabinet lira dans Douanix, calculé à partir de ses propres saisies.

Colonne « Pièces » de la liste des dossiers: Le nombre de pièces reçues sur le nombre attendu, pour chaque dossier.
Tableau de bord: Les dossiers ouverts dont une pièce requise manque encore.
Espace Abonnement: L'espace de stockage utilisé par votre cabinet.

Questions fréquentes

Combien de documents puis-je stocker ?

10 Go avec l'offre Essentiel, 100 Go avec l'offre Professionnel, sur mesure avec l'offre Entreprise. L'espace utilisé est affiché dans votre espace Abonnement ; les documents de la corbeille comptent jusqu'à leur suppression définitive.

Qui peut voir un document ?

Les membres du cabinet selon leur rôle (un agent terrain, seulement les dossiers qui lui sont affectés), et le client uniquement si vous l'avez partagé. Les fichiers ne sont jamais accessibles par un lien public.

Douanix lit-il les documents automatiquement ?

Pas encore. Vous choisissez le type de chaque document ; la lecture automatique est en préparation.

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